Báo cáo lead cuối ngày tự gửi về Telegram

Mỗi tối một tin nhắn: hôm nay bao nhiêu lead, đến từ trang nào, còn bao nhiêu chưa gọi. Dựng bằng Schedule Trigger, Google Sheets và vài dòng mã.

Hai bài trước đã có chuông báo từng lead (bài 1) và bảng lưu đầy đủ (bài 2). Thứ còn thiếu là một cái nhìn tổng: cuối ngày, chủ doanh nghiệp không muốn mở Sheet đếm tay. Bài này dựng một luồng tự chạy lúc 18:00, đếm lead trong ngày theo trang nguồn, gửi một tin tóm tắt về Telegram.

Bước 1: Đặt múi giờ trước khi đặt giờ

Đây là chỗ hỏng nhiều nhất của luồng hẹn giờ. Giờ hẹn trong n8n tính theo múi giờ của chính n8n: lấy từ cài đặt của workflow, nếu không có thì từ biến môi trường GENERIC_TIMEZONE, nếu vẫn không có thì theo giờ của máy chủ. Máy chủ thuê ở nước ngoài thường chạy giờ UTC, tức chậm hơn Việt Nam 7 tiếng.

1. Mở workflow, vào Settings (cài đặt của workflow), mục Timezone, chọn Asia/Ho_Chi_Minh.
2. Nếu anh chị tự cài n8n, đặt thêm GENERIC_TIMEZONE=Asia/Ho_Chi_Minh trong biến môi trường để mọi luồng mới đều đúng giờ từ đầu.

Bước 2: Node Schedule Trigger

Thêm node Schedule Trigger, chọn chạy theo ngày (Trigger Interval: Days), mỗi 1 ngày, giờ 18, phút 0. Muốn chỉ chạy ngày làm việc, chuyển sang chế độ biểu thức cron (cú pháp hẹn giờ kiểu Unix, gồm phút, giờ, ngày, tháng, thứ):

# 18:00 từ thứ Hai đến thứ Bảy
0 18 * * 1-6

Bước 3: Đọc toàn bộ dòng trong Sheet

Thêm node Google Sheets, thao tác đọc dòng (Get Row(s)), chọn file và trang tính lead như bài 2, không đặt bộ lọc. Mỗi dòng trong Sheet thành một item (một bản ghi) trong n8n. Với vài nghìn dòng thì cách này vẫn nhanh. Khi Sheet lớn hơn nhiều, nên tách mỗi tháng một trang tính, hoặc chuyển sang cơ sở dữ liệu.

Bước 4: Lọc khung giờ và đếm bằng node Code

Thêm node Code, ngôn ngữ JavaScript, chế độ chạy một lần cho tất cả item (Run Once for All Items). Dán đoạn sau:

// Khung đếm: từ 18:00 hôm qua đến 18:00 hôm nay (giờ Việt Nam).
// Đếm theo khung thay vì theo ngày, để lead đến lúc 20:00 vẫn vào báo cáo hôm sau.
const GIO_CHOT = 18;
const bayGio = DateTime.now().setZone('Asia/Ho_Chi_Minh');
const den = bayGio.set({ hour: GIO_CHOT, minute: 0, second: 0, millisecond: 0 });
const tu = den.minus({ days: 1 });

const trongKhung = [];
for (const item of $input.all()) {
  const t = DateTime.fromFormat(String(item.json.thoi_gian || ''), 'yyyy-LL-dd HH:mm:ss',
                                { zone: 'Asia/Ho_Chi_Minh' });
  if (t.isValid && t >= tu && t < den) trongKhung.push(item.json);
}

// Đếm theo trang nguồn và theo trạng thái gọi
const theoTrang = {};
let chuaGoi = 0;
for (const r of trongKhung) {
  const k = r.trang || '(không rõ trang)';
  theoTrang[k] = (theoTrang[k] || 0) + 1;
  if (!String(r.trang_thai || '').trim()) chuaGoi++;
}

const dong = Object.entries(theoTrang)
  .sort((a, b) => b[1] - a[1])
  .map(([trang, so]) => `• ${trang}: ${so}`);

const tin = [
  `📊 Lead từ ${tu.toFormat('HH:mm dd/LL')} đến ${den.toFormat('HH:mm dd/LL')}`,
  `Tổng: ${trongKhung.length}`,
  `Chưa gọi: ${chuaGoi}`,
  '',
  ...(dong.length ? dong : ['Không có lead trong khung này.'])
].join('\n');

return [{ json: { tin, tong: trongKhung.length } }];

DateTime là đối tượng của thư viện Luxon, có sẵn trong node Code, không cần cài thêm. Đoạn mã không ghi gì ngược lại Sheet, chỉ đọc và đếm.

Bước 5: Gửi về Telegram

Thêm node Telegram, thao tác gửi tin, dùng lại credential và chat id từ bài 1. Ô Text điền {{ $json.tin }}. Chạy thử một lần bằng nút thử, kiểm tin nhắn, rồi bật luồng chạy thật.

Nên giữ cả dòng “Không có lead trong khung này” thay vì bỏ qua không gửi. Một ngày không có tin nhắn thì anh chị không phân biệt được “hôm nay không có khách” với “luồng chết rồi”. Ngày nào cũng có tin, kể cả tin báo số 0, mới biết chắc hệ thống còn sống.

Hai bẫy chúng tôi đã trả giá

Bẫy thứ nhất đến từ chính hệ thống báo cáo marketing nội bộ của chúng tôi: chốt số theo ngày làm lead buổi tối lọt khỏi báo cáo một thời gian dài mới phát hiện. Con số trên báo cáo trông vẫn hợp lý, nên không ai nghi.